COVID-19 Jadi Momentum IAIN Parepare Ciptakan Budaya Baru dengan Transformasi Digital Menyeluruh

Humas IAIN Parepare — Perusahaan konsultan, PT. SEVIMA (Sentra Vidya Utama) menilai IAIN Parepare berhasil menciptakan budaya baru di masa pandemik Covid -19 ini dengan melakukan transformasi digital menyeluruh. Penilaian perusahaan tersebut terungkap melalui rilis yang kami terima dari Kepala TPID selaku leading sektor dalam kerjasama IAIN Parepare dengan SEVIMA, Kamis, 8/10/2020.

Dari awal tahun 2020, IAIN Parepare telah berproses melakukan transformasi digital. Hal ini menjadi momentum yang sangat tepat karena bersamaan dengan terjadinya pandemi COVID-19, yang menjadi batu loncatan sangat besar bagi dunia pendidikan. Tak hanya proses belajar mengajar, operasional serta administrasi akademik pun harus dilakukan secara daring guna mencegah penyebaran virus corona. 

Kepala Biro AUAK, Hj. Musyarrafah Amin, S.Sos., M.Si.

Sufyaldy, selaku Kepala Unit Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPD) mengungkapkan beberapa bulan terakhir ini, seluruh unit kerja yang dipimpin langsung oleh Hj. Musyarrafah Amin selaku Kepala Biro AUAK,  sedang melakukan reengineering proses bisnis secara maraton untuk menyempurnakan proses yang dirasa kurang valid sekaligus beradaptasi dengan sistem yang berjalan saat ini.

Kegiatan ini menyentuh keseluruhan proses, meliputi proses utama pada core bisnis institusi diantaranya pendidikan dan pengajaran, penelitian , pengabdian masyarakat dan begitu pula pada proses pendukung seperti administrasi umum, humas, perencanaan, keuangan, hukum, barang milik negara, organisasi  dan kepegawain.  

Proses Migrasi Ternyata Tidak Semudah yang Dipikirkan

Sudah cukup lama unit TIPD melakukan proses benchmarking untuk menentukan langkah yang tepat dalam mengaplikasikan teknologi baru. Proses pemindahan data yang sangat besar menjadi fokus utama yang harus betul-betul dipikirkan dengan matang dalam pelaksanaan, kontrol serta mitigasi resikonya.

“Diskusi panjang telah kami lakukan, tentunya dengan berbagai resistensi. Karena menciptakan culture atau budaya dengan mengadopsi sesuatu yang baru itu tidak mudah. Jauh lebih sulit daripada mengimplementasikan sistem dan teknologinya sendiri.”, ujar alumni Profesi Insinyur Informatika UNHAS ini.

Sebelumnya, IAIN Parepare telah memiliki aplikasi akademik yang digunakan sejak tahun 2010. Dan seiring berjalannya waktu, aplikasi ini dirasa sudah sangat tidak kompatibel untuk menangani proses bisnis IAIN Parepare yang kian berkembang pesat.

Dari evaluasi yang dilakukan, kata Pak Aldy, sistem yang dulu itu sudah cukup kompleks namun transaksinya belum terlalu banyak. Sedangkan untuk sekarang, setelah institusi berkembang dari STAIN menjadi IAIN, tentunya mau tidak mau harus bertransformasi secara digital. Karena sistem sudah tidak memadai untuk menangani 33 program studi, kebutuhan dari manajemen dan pimpinan, serta mengikuti perubahan regulasi yang cepat. Apabila aplikasi lama terus dikembangkan, maka akan menghabiskan biaya serta resiko yang lebih besar. 

Respon Positif dari Seluruh Civitas Akademik

Langkah besar dari TIPD dengan mempertimbangkan kebutuhan stakeholder ini diharapkan juga dapat melancarkan operasional di IAIN Parepare utamanya karena pada saat ini semua diharuskan untuk bekerja dari rumah atau work from home.

Delivery aplikasi dilakukan bertahap mulai dari modul kepegawaian dengan fitur absensi online yang dirasa sangat membantu ketika WFH diterapkan, sehingga akhirnya para dosen maupun staff  mulai tertarik untuk melakukan eksplorasi fitur yang lain.

Banyak fitur yang diminta oleh admin fakultas belum ada di sistem lama, sekarang sudah terakomodir di sistem baru. Dari sisi dosen saat ini juga dapat memantau progress dan history mahasiswa dengan form bimbingan akademik, hingga early warning system untuk mahasiswa yang akan di DO.

Komitmen pimpinan yaitu di masa pandemi agar semua bisa 100% dilakukan secara daring, membuat inti bisnis pendidikan dan pengajaran juga harus dibawa go online. Dengan memanfaatkan platform LMS EdLink, menurut Pak Aldy dapat mengefisiensikan proses panjang yang dilakukan oleh unit TIPD dalam integrasi data antara platform e-learning sebelumnya dengan sistem akademik. Proses dan konten pembelajaran juga dapat distandarisasi, diaudit dengan mudah oleh manajemen jika dibutuhkan kedepannya.

Pada tahun ini pun, proses penerimaan mahasiswa baru di IAIN Parepare juga sudah dapat dilakukan fully online. Selain itu, transaksi pembayaran juga semakin dimudahkan sehingga mahasiswa tidak perlu pergi ke kampus untuk mengambil blanko. 

“Momentum COVID-19 ini seperti lorong waktu yang memaksa Kita ke masa depan. Semua bekerja keras untuk beradaptasi. Unit TIPD tidak dapat bekerja sendiri, Kami butuh support dari seluruh stakeholder agar IAIN Parepare bisa memanfaatkan momentum ini untuk dapat melakukan transformasi digital secara total menuju 100%”, pungkas Pak Aldy.

Penulis : Dicky (writer Sevima)

Editor : Suherman Syach

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *